Thuiswerken

Blog

Een goede thuiswerkmethode tijdens corona

Thuiswerken

Het is rustig op Orangedotcom HQ dezer dagen. Op een paar dappere strijders na, werkt iedereen vanuit thuis. We hebben daarom nagedacht over een goede aanpak voor de komende tijd. We gaan voor maximaal succes voor onze klanten en dit is alleen mogelijk wanneer je als team effectief blijft samenwerken. In dit artikel inspiratie en tips en vertellen we hoe wij dit doen.

Thuiswerken

Samenwerken als team

Samenwerken met je collega’s, klanten en partners kan momenteel alleen via digitale wegen. Dat werpt wat uitdagingen op, gezien je elkaar niet even kunt aanspreken of een (fysieke) meeting kunt houden. Het is daarmee nog belangrijker om van elkaar te zien en weten waar aan gewerkt wordt, om zo betrokkenheid bij elkaar te houden. Ook informeel overigens, heel belangrijk.

Het helpt natuurlijk als je als bedrijf digitaal werken al eerder hebt omarmd. Hierdoor is het makkelijker de omschakeling naar thuis te maken. Binnen Orangedotcom werken we geheel in de cloud (met Google, WeFact, PipeDrive en Tentoo bijvoorbeeld) en maken we veel gebruik van handige tools als Hangout, Slack en Trello. Andere oplossingen en tools zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams, Astana, Skype en Zoom zijn ook goed natuurlijk. Deze tijd zal voor veel bedrijven digitaal (samen)werken meer verankeren in de bedrijfsvoering.

Toch zijn proces, communicatie en samenwerking belangrijker voor succes dan het gebruiken van tools. Ook in de werkzaamheden voor en met klanten hechten we daar veel waarde aan. Dit is in onze opinie minimaal net zo belangrijk als de inhoudelijke aanpak en daarmee altijd een zaak van ontwikkeling.

De Orangedotcom aanpak

Corona vraagt toch ook van ons een creatieve aanpak. We hebben daarom het volgende met elkaar afgesproken voor de komende periode:

  1. Bij Orangedotcom wordt weinig gemaild: Slack is ons voornaamste communicatiekanaal en momenteel nog belangrijker, nu we elkaar niet bij de koffieautomaat of voetbaltafel tegenkomen. We delen met elkaar alle ontwikkelingen bij klanten en intern;
  2. We starten maandag om 9:00 met het weekoverleg en eindigen vrijdag met een stand up met het hele team (sit down in dit geval). Beide via Google Hangout. In de stand-up deelt iedereen zijn belangrijkste bevinding/activiteit/kans, zodat we op de hoogte zijn van elkaars werkzaamheden;
  3. Onze tips en aanpak voor effectieve conference calls:
    1. Wees op tijd (zorg dat je 5 min voor aanvang ingelogd bent en klaar zit);
    2. Trek wat kleren aan en ga niet onderwijl naar de wc (dit is al te zien geweest op het web);
    3. Wees bondig (Mand!);
    4. Zet je mic uit als je niet praat;
    5. Kies een collega die als moderator optreedt.
  4. Lukken dingen niet en beïnvloedt dit het werk van je collega’s? Meld dit dan direct, gezien je elkaar niet ziet en even kunt aanschieten;
  5. We houden dagelijks om 11:00 een gezamenlijke koffiepauze. Die kan een ieder in zijn of haar agenda plannen. Bel je collega ook gerust even! Wist je dat in Zweden een gezamenlijke koffiepauze (fika) verplicht is? Goed voor de teamspirit!
  6. Bel elkaar sowieso wat vaker, in deze tijden dat je elkaar minder ziet. Mailen of Slacken is prima, bellen, een Hangout of facetimen is leuker!
  7. We bellen dagelijks om 17:00 een collega om even bij te praten;
  8. Op vrijdag hebben we een online borrel en weekafsluiting om 17:00;

Verder staan er een aantal vaste structuren in de teams en staat het MT met iedereen dagelijks in telefonisch contact. Wat extra aanmoediging kan zeker geen kwaad!

Tips om effectief thuis te werken

Thuis werken kan uitdagend zijn, zeker als dit een paar weken achter elkaar moet gebeuren. We feel you! Daarom nog een aantal best practices uit de literatuur op dit gebied.

  1. Behandel thuiswerken gewoon als werk. De eerste en misschien wel belangrijkste tip is daarom: maak voor jezelf een werkschema en houd je eraan. Sta op tijd op, neem een douche en kleed je aan (zoals je dit normaal op kantoor ook zou doen). Begin op een vaste tijd en eindig op een vaste tijd. Om de barrière tussen privé en zakelijk te maken kun je de dag starten door een rondje buiten te lopen voordat je achter je laptop kruipt. Tussendoor kan natuurlijk ook. Ook goed voor een fris hoofd!
  2. Houd regelmatig pauze. RSI ligt sneller op de loer door het ontbreken van een goede werkplek. Ook is het natuurlijk belangrijk om in beweging te blijven, dit verhoogt je concentratie. In deze tijden is het nog belangrijker om creatief te zijn en dat doe je meestal niet achter je laptop. Loop een rondje buiten of check deze link naar office proof rek-en-strekoefening van slechts zes minuten. Of je doet ’s ochtends mee met Nederland in Beweging;
  3. Thuis concentreren is wellicht nog wat lastiger dan op kantoor. Helemaal natuurlijk met kinderen. Een basis timemanagement tip: zet alle notificaties en geluiden uit (inbox, telefoon, Slack). Dit houdt je aandacht bij je planning. Werk vanuit je prioriteit:
    1. Taken in je agenda;
    2. Takenlijst;
    3. Inbox;
    4. Slack (ook een inbox);
    5. Whatsapp/telefoon

Heb je kinderen en een partner die ook thuis werkt? Wissel elkaar af in shifts, zodat je bijvoorbeeld een uur lang kunt focussen. Wanneer je afgeleid wordt duurt het zo’n 5-7 minuten tot je weer in concentratie bent.

  1. Kom je op ideeën als je achter je laptop vandaan bent gekropen of tijdens het werk? Noteer ze direct (SMART) in je agenda of takenlijst, daarmee kan je focus weer naar je taak.

Tip: meer lezen over slim werken? Grip van Rick Pastoor is een aanrader op dit gebied.

Extra inspiratie nodig?

We hopen dat bovenstaande je inspiratie gebracht heeft voor de komende periode. Kennis opdoen is ook natuurlijk ook altijd goed. Orangedotcom heeft veel geschreven afgelopen periode. Lees bijvoorbeeld eens:

Moois van het web:

Conference call

We wensen je veel gezondheid en succes toe de komende periode. Uiteraard zijn wij gewoon bereikbaar (via Slack, Hangout, telefoon, mail) voor al je vragen en verzoeken rond digitale marketing. We maken er het beste van en spreken je graag!

WIl je met onze samenwerken?